Verbuchung von Privatausgaben in seiner Firma: Risiken solcher Praktiken

Einführung

Wenn ein Unternehmen die Kosten für den Lebensunterhalt seines Anteilseigners übernimmt, kann dies für diese beiden unterschiedlichen Personen schwerwiegende Folgen haben. In dieser Taxnews wird anhand eines praktischen Beispiels versucht, die wichtigsten Folgen solcher Praktiken zu erläutern.

1. Fallbeispiel

Robert hat vor einigen Jahren die Firma Juice SA mit Sitz im Kanton Genf gegründet. Dieses Unternehmen ist im Bereich der Fruchtsaftherstellung tätig. Robert, der in Lausanne wohnhaft ist, ist der einzige Aktionär der Juice SA. Im Jahr 2023 erzielte das Unternehmen einen Nettogewinn von CHF 20’000. In diesem Geschäftsjahr hat sie insbesondere folgende Aufwendungen verbucht:

a) Kosten für Mahlzeiten von CHF 5’000.- für das Geburtstagsessen von Amélie, Roberts Lebensgefährtin ;

b) Kosten für die Anmietung eines Transportfahrzeugs für CHF 15’000.-. Das Fahrzeug gehört Robert persönlich. Normalerweise sollte sich der Wert dieser Miete auf CHF 14’000 belaufen;

c) Reisekosten von CHF 10’000...- für eine 10-tägige Reise nach Kuala Lumpur, um dort eine Fabrik zu besuchen. Während dieser Reise will Robert zwei Tage lang seine Tochter Zoe besuchen, die sich zu Studienzwecken in Malaysia aufhält.

Das Unternehmen wurde auf der Grundlage der eingereichten Erklärung besteuert, die mit der Buchhaltung übereinstimmte. Dasselbe gilt für Robert. Im Jahr 2024 führt die kantonale Steuerverwaltung eine Kontrolle der Bücher der Gesellschaft durch.

2. Theoretische Elemente

A. Der Begriff der geldwerten Leistung (im Folgenden «BWL»)

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichts liegt ein AAP vor, wenn die folgenden vier Bedingungen erfüllt sind:

1. die Gesellschaft eine Leistung erbringt, ohne eine entsprechende Gegenleistung zu erhalten ;
2. diese Leistung einem Aktionär oder einer Person, die ihn oder sie eng berührt, gewährt wird;
3. sie wäre unter diesen Bedingungen nicht an eine dritte Person vergeben worden;
4. das Missverhältnis zwischen Leistung und Gegenleistung offensichtlich ist, so dass die Organe der Gesellschaft den Vorteil, den sie gewähren, hätten erkennen können.

Mit anderen Worten: Wenn das Unternehmen seinem Anteilseigner oder einer ihm nahestehenden Person einen nicht gerechtfertigten Vorteil gewährt, ist es wahrscheinlich, dass es einen AAP realisiert. Liegt ein solcher Vorgang vor, kann die Steuerbehörde die Belastung (den wirtschaftlich nicht gerechtfertigten Vorteil) wieder in den Gewinn des Unternehmens einbeziehen und einen entsprechenden Betrag zum Einkommen des Aktionärs hinzufügen. Im Falle einer rechtskräftigen Veranlagung werden diese Korrekturen vorgenommen durch der Nachsteuer.

B. Elemente des Steuerstrafrechts

Wenn die Veranlagung rechtskräftig ist, können sowohl die Gesellschaft als auch der Aktionär zusätzlich zur Nachsteuer haftbar gemacht werden für verbrauchte Subtraktion von Steuern zu bezahlen. Dieser Verstoß wird mit der Zahlung einer Geldstrafe geahndet. Die Geldstrafe beträgt mindestens ein Drittel und höchstens das Dreifache des Betrags der hinterzogenen Steuer.

Darüber hinaus setzt sich der Aktionär auch als Organ der Gesellschaft dem Straftatbestand aus der Verwendung von Fälschungen, Der Begriff "Hinterziehung" bezieht sich auf die Hinterziehung durch Urkundenfälschung (z. B. falsche Buchführung).

Schließlich sieht Artikel 177 DBG auch Sanktionen vor für Anstiftung, Mittäterschaft oder Teilnahme an der von der Gesellschaft vorgenommenen Hinterziehung. In diesen Situationen droht dem Aktionär eine Geldstrafe und er kann gesamtschuldnerisch für den Betrag der von der Gesellschaft geschuldeten Nachsteuer haftbar gemacht werden.

3. Lösung des praktischen Falls

Im vorliegenden Fall geht es also darum, ob die Transaktionen die kumulativen Voraussetzungen für einen AAP erfüllen:

• In Fall a) erfüllen die Kosten für das Geburtstagsessen von Amelie eindeutig die Bedingungen des AAP. Sie sind ohne Gegenleistung und werden nur aufgrund der Tatsache gewährt, dass Robert der Aktionär der Juice AG ist. Der als PAA betrachtete Betrag beträgt CHF 5’000.- ;
• Im Fall b) stellt sich die Frage nach einer der Leistung gleichwertigen Gegenleistung. Wenn die Steuerbehörde den von der Juice SA gezahlten Mietpreis als zu hoch erachtet, kann sie einen Teil der Transaktion als AAP einstufen. Da der Unterschied zwischen dem marktüblichen Mietpreis und dem praktizierten Preis jedoch nicht erheblich ist, gehen wir hier davon aus, dass der Preis und der verbuchte Aufwand von CHF 15’000 steuerlich zulässig sein werden ;
• In Fall c) sind die Kosten für die Geschäftsreise prinzipiell gerechtfertigt. Dagegen wird der Teil der Kosten, der mit Roberts Besuch bei seiner Tochter Zoe zusammenhängt, als AAP betrachtet, da sie in keinem Zusammenhang mit den Aktivitäten der Juice SA stehen. Hier wird davon ausgegangen, dass der Betrag, der dem Gewinn wieder hinzuzurechnen ist, bei CHF 2’000.-.

Nun, da diese Operationen umqualifiziert wurden, was sind die Konsequenzen bei den verschiedenen Akteuren?

A. Bei Juice SA

Nicht gerechtfertigte Kosten werden dem zu versteuernden Gewinn über den Nachsteuer, Die Besteuerung ist bereits rechtskräftig. Darüber hinaus werden Verzugszinsen auf den geschuldeten Betrag berechnet. Schliesslich muss Juice SA zusätzlich zu dieser Mahnung eine Busse für die Steuerhinterziehung.

Da diese Kosten als AAP umqualifiziert werden, muss Juice SA auf diese verdeckte Ausschüttung eine Verrechnungssteuer in Höhe von 35% erheben. Diese Abgabe muss dem Aktionär belastet werden.

B. Bei Robert

Da Robert die erhaltenen AAP (die als verdeckte Dividendenausschüttungen behandelt werden) nicht in seiner Steuererklärung für 2023 angegeben hat, wird die Steuerbehörde eine Nachsteuer um die fällige Steuer zurückzuerhalten. Da er jedoch einen Anteil von mehr als 10% an Juice SA hält, kann Robert die Teilbesteuerung seiner Dividende in Anspruch nehmen. Außerdem muss er Verzugszinsen zahlen.

Da Robert nicht alle seine Einkünfte angegeben hat, wird er strafrechtlich verfolgt wegen Steuerhinterziehung konsumiert. Als Organ von Juice SA kann er auch verklagt werden für Fälschungsgebrauch da die Buchhaltung der Juice SA falsch ist.

Je nach seiner Beteiligung könnte Robert auch eine Mittäterschaft an der von der Juice SA begangenen Hinterziehung vorgeworfen werden. In dieser Situation wäre er gesamtschuldnerisch für die Zahlung der von Juice SA geschuldeten Steuer verantwortlich.

Schliesslich wird sich die Frage nach einer allfälligen Rückerstattung der Verrechnungssteuer stellen, die Robert von der Juice SA auferlegt wurde.

C. Zusammenfassende Tabelle der Folgen

Zur Erinnerung: Der Gesamtbetrag der WAPs beträgt CHF 7.000.

Beachten Sie, dass auf fällige Steuerbeträge Verzugszinsen erhoben werden.

4. Schlussfolgerung

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen und auch ihre Aktionäre darauf achten, die persönlichen Finanzen der Aktionäre von denen des Unternehmens zu unterscheiden. Das zuvor beschriebene Praxisbeispiel veranschaulicht, dass die Verbuchung scheinbar harmloser Kosten zu schwerwiegenden steuerlichen und strafrechtlichen Konsequenzen führen kann.

In der Regel wird zuerst auf die wirtschaftliche Auswirkungen die sich daraus ergeben. Dies ist umso mehr gerechtfertigt, wenn man bedenkt, dass die Gesamtsumme der Bussen ein Drittel der falsch verbuchten Kosten übersteigen kann (im dargestellten Fall eine Gesamtbusse von über CHF 3’000 für CHF 7’000 an falsch verbuchten Kosten, ohne Verzugszinsen).

Dennoch sollte man nicht unterschätzen, welche administrative Auswirkungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Begründung solcher Ausgaben. In der Tat kann der Zeitaufwand für die Bewältigung von Kontroll- bzw. Nachsteuerverfahren, die bis zu zehn Jahre zurückreichen können, sehr hoch sein. In unserer Praxis haben wir festgestellt, dass es oft mühsam ist, Essens- oder Repräsentationskosten zu belegen, die mehrere Jahre zurückliegen.

Um diesen Risiken zu begegnen, kann es sinnvoll sein, auf Rulings zurückzugreifen, mit denen bestimmte Transaktionen zwischen dem Aktionär und seinem Unternehmen im Voraus abgesegnet werden können. In den meisten Fällen empfehlen wir jedoch, zusätzlich eine Politik zur Nachverfolgung und Rechtfertigung von Ausgaben einzuführen. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, auf Spesenabrechnungen (Restaurantbelege, Rechnungen für Geschenke, ...) anzugeben, welche Kunden die Ausgaben erhalten haben.

Schließlich ist es auch möglich, dass der Aktionär oder sein Unternehmen ihre Verstöße selbst anzeigt. Dank dieses Mechanismus ist es unter bestimmten strengen Bedingungen möglich, die Geldbuße zu verringern oder sogar ganz zu erlassen.

Um solche Situationen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Steuervorschriften strikt einzuhalten. Unsere Steuerexperten stehen Ihnen bei Fragen zu diesem Thema gerne zur Verfügung.

Quellen:

1. Berney Associés, Guide Fiscal, N82, verfügbar unter folgender Adresse : https://berneyassocies.com/guide-fiscal-2024/ : 14% VD; 14.11% FR; zwischen 11.89% und 17.08% VS.